KI-Tools machen attraktiver

Der durch die KI bedingte Effizienzschub wird sich am stärksten auf die Buchhaltung auswirken. Inhaber- und Geschäftsführer:innen können sich über das gewaltige Einsparpotenzial freuen, doch wie sieht es in anderen Bereichen aus? So gibt es bei der Objektbetreuung im engeren Sinne noch keine vergleichbare KI-Entlastung und leider finden sich für diesen Bereich auf dem Arbeitsmarkt keine Mitarbeiter. Deswegen verhängen viele Hausverwaltungen einen Aufnahme-Stopp für neue Liegenschaften, weil ihre Kapzitäten mehr als erschöpft sind.

Die Lösung liegt im KI-Job-Enlargement, also in einer Erweiterung des Tätigkeitsfeldes der Mitarbeitenden in Verbindung mit einer rechtzeitigen Weiterqualifizierung. Mitarbeiter:innen aus der Buchhaltung werden frühzeitig mit weiteren Tätigkeiten vertraut gemacht, damit sie in anderen Bereichen weiterbeschäftigt werden können. Gerne auch als Verantwortliche für KI und Wissensmanagement. Dieses Job-Profil gibt es bereits heute bei Vorreitern der Branche.

Zunehmende Komplexität durch KI beherrschbar

Es liegt auf der Hand, dass ein durchdachtes, für alle leicht nutzbares Wissensmanagement für die Hausverwaltung mit ihrer enormen Zunahme an Komplexität immer wichtiger wird. Auch macht die Arbeit mit der richtigen Herangehensweise mehr Freude und dient der Entlastung des gesamten Teams. Darüber hinaus steigt mit attraktiven KI-Werkzeugen die Attraktivität als Arbeitgeber. Um diese Chance mittels Künstlicher Intelligenz zu ergreifen, muss man sich keinesfalls zu den genannten Vorreitern der Immobilienbranche zählen. Allerdings bilden ein angemessener Digitalisierungsgrad und ein papierloses Arbeiten die Grundvoraussetzung, um an diesen Prozessvorteilen zu partizipieren.

Einer der großen Hebel zur tatsächlichen Entlastung der Beschäftigten liegt in der künftigen Handhabung der Anrufannahme. Zu viele Kontaktaufnahmen der Mieter und Eigentümer laufen bisher über das Telefon, die Bearbeitung findet fast immer manuell statt. Die erfassten Daten werden überwiegend von Hand in die Vorgangsbearbeitung, immer häufiger das Kundenportal, eingegeben. Höchste Zeit also für eine intelligente Anrufannahme in Verbindung mit dem Kunden­portal. Hier ist mit wenig Einsatz viel erreicht und die Servicequalität steigt. Was unseren Kunden im Gegensatz dazu verborgen bleibt, ist die Neuordnung und gewiss stark zunehmende Marktbereinigung auf dem Markt der ERP-Systeme. Viele Immo­bilienverwaltungen machen sich derzeit intensiv Gedanken über einen Wechsel der Abrechnungssoftware. Bei einer gesamtheitlichen Betrachtung mit einem Fokus­ auf stärker ausgeprägte KI-Mehrwerte sind hier die Cloud-ERP-Systeme zu bevorzugen.

KI strukturiert Daten und Dokumente nach Objektübernahme

Ein nicht sehr fernes Szenario dürfte sein, dass bei Objektübernahmen anfallende unstrukturierte Daten und Dokumente durch die KI vereinheitlicht und damit den Mitarbei­tenden einfacher zur Verfügung stehen. Auch wird mit KI-Unterstützung die Verarbeitung von E-Rechnungen ab 2025 erheblich optimiert und wird bislang ungeahnte Möglichkeiten bieten. So können KI-Systeme Rechnungspositionen automatisch den ­passenden Buchungskonten zuordnen. Daneben wird die KI wichtige Dienste bei der Betrugserkennung im Rechnungseingang leisten, weil durch Musteranalysen verdächtige bzw. atypische Rechnungen identifizierbar sind. Lokal installierte ERP-Systeme der alten Architektur werden sich schwertun, eine Immobilienverwaltung auf diese Weise zu unterstützen.

Einen solchen Effizienzschub hat unsere Branche nötig, damit angemessene Gehälter bezahlt werden können. Der monetäre Anreiz in Verbindung mit einem attraktiven KI-Umfeld dürfte dann auch mehr junge Leute für die Immobilienverwaltung b­egeistern, als dies bisher der Fall ist.