Von den Hürden der Digitalisierung

Um es direkt und klar zu sagen: Die ersten Hürden meinerseits sind mangelnde Zeit und mangelndes Verständnis. Von Seiten der PropTechs mangelt es an Aufklärung und Unterstützung in der Praxis.

Ich habe mich nach langer Überlegung dazu entschlossen, ein Kundenportal für meine Hausverwaltung einzurichten und von unterschiedlichen Anbietern Angebote eingeholt. Letztlich auch, weil meine Fachsoftware ein solches Portal selbst nicht anbietet und mehrere meiner Kunden mich danach gefragt haben. Stichwort Kundenkommunikation und Digitalisierung, da müsste ich doch wohl mal was tun.

Der Kauf einer solchen Software ist die eine Sache. Zu begreifen, was da so alles dranhängt, eine andere. Denn wie immer kam ich erst nach dem Kauf dazu, mir die Implementierung in mein Unternehmen einmal genau anzusehen. Welche Voraussetzungen waren zu erfüllen? Wie sehen die Stammdaten aus und wie funktioniert das mit dem Datenaustausch über die API-Schnittstelle? Hatte ich zwar alles schon mal gehört, aber dies jetzt in der Praxis umsetzen zu müssen, war dann doch erheblich komplexer und vor allen Dingen zeitaufwendiger als gedacht. Ich habe weit mehr Wochen allein für die internen Vorbereitungen benötigt als geplant.

Und dann kam der Faktor, den ich vollkommen unterschätzt habe und über den mich der Anbieter des Portals nicht in Gänze aufgeklärt hat. Ein Kundenportal ist nur so gut, wie die Nutzungsquote bei den Eigentümern und Mietern. Und die ist gar nicht so leicht zu erreichen. Hier fühlte ich mich ein wenig allein gelassen.

Aber ich wäre ja kein „alter Hase“, wenn ich mich nicht in eine neue Technik einarbeiten könnte. Also eine Strategie entwickelt, wie ich die Nutzungsquote bei meinen Kunden mittels Anschreiben, Mailings und Video-Tutorials auf eine akzeptable Zahl von 80 Prozent bringe.

Überrascht war ich von der anfänglich großen Zahl an digitalen Verweigerern, die nicht nur aus der Gruppe der älteren Menschen kamen. Einerseits schreit eine großer Teil meiner Kunden nach einfacher und direkter Kommunikation und Datenaustausch, aber wenn diese dann angeboten wird, ist die Skepsis ebenso groß.

Fazit aus diesem (fast) abgeschlossenen Projekt: Genug Zeit einplanen für die Umsetzung und den Anbieter mehr in die Verantwortung nehmen für die praktische Akzeptanz beim Kunden.

Geschafft: Wir verzeichnen einen signifikanten Erfolg im Tagesgeschäft, sprich Entlastung bei Telefon und Mails.

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