Tipps und Tricks für virtuelle Zusammenkünfte

Online-Eigentümerversammlungen in Zeiten von Corona

Mehrere Personen in einem Raum geht im Moment gar nicht. Eine Lösung bieten Eigentümerversammlungen per Online-Tool. Doch: Einige Rechtsunsicherheiten bleiben, zudem ist es nicht so banal, wie es klingt.

Einfach mal machen: Verwalter konferiert online mit Eigentümern. Foto: Hausverwaltung StadtArt
Einfach mal machen: Verwalter konferiert online mit Eigentümern. Foto: Hausverwaltung StadtArt

Durch eine Online-Eigentümerversammlung kann die Teilnahmequote von Eigentümern, die sonst eher nicht zu Versammlungen kommen, erhöht werden. Wohnungseigentümer können per Telefon oder Video bequem von zu Hause aus teilnehmen und sich trotzdem an Beschlüssen beteiligen. Dafür genügt schon ein Tablet oder Smartphone.

Mit der Einladung zur Versammlung sollten Verwalter auf die rechtlichen Schwierigkeiten bei der Durchführung einer Online-Versammlung hinweisen. Für den Fall, dass Eigentümer einen auf diesem Weg gefassten Beschluss später dennoch anfechten wollen, sollten sich Verwalter von den Eigentümern sogenannte Haftungsfreistellungen geben lassen. Zugleich sollte die Stimmrechtsvollmacht an den Verwalter übertragen werden.

Erste Entscheidung: Technische Plattform

Damit die Versammlung gelingt, steht zunächst die Entscheidung für eine Konferenz-Plattform im Internet an. Tools wie Microsoft Teams, WebEx oder GoToMeeting sind intuitiv bedienbar und setzen nicht einmal voraus, dass die Eingeladenen das Programm auf ihrem PC, Laptop oder Smartphone installieren. Stattdessen treten die Teilnehmer dem Online-Meeting via Zugangslink und Einwahl-Code direkt über ihren Internetbrowser oder ihr Smartphone bei. Voraussetzungen sind lediglich ein Endgerät mit stabiler Internetverbindung, Lautsprecher, Mikrophon und ggf. einer Kamera.

Durch Web-Versammlungen führen

Der Immobilienverwalter führt wie in einer Präsenzveranstaltung durch die Versammlung. Alle Teilnehmer können miteinander sprechen und sich bei Bedarf auch gegenseitig sehen. Dennoch muss der Verwalter das Meeting stärker moderieren. Insbesondere zu Beginn der Versammlung sollte er das Verfahren erläutern und technische sowie Verständnisfragen beantworten.

Ratsam ist, im Vorfeld Regeln für das Onlinemeeting festzulegen und den Teilnehmern mitzuteilen. Beispielsweise ist es sinnvoll, dass jeder Teilnehmer sein Mikrophon stumm schaltet, wenn er nicht spricht. Das verhindert lästige Störgeräusche oder Hintergrundlaute, die das Zuhören unnötig anstrengen.

Auch der Umgang mit Zwischenfragen sollte klar geregelt sein. Bewährt hat sich, zu jedem Thema eine anschließende Fragerunde einzuplanen oder die Fragen per Text-Chatfunktion (über die alle Tools verfügen) zu sammeln und am Ende der Versammlung zu beantworten.

Damit sich die Eingeladenen an die neue Versammlungssituation gewöhnen können, empfiehlt es sich, etwas mehr Zeit einzuplanen. Sollten viele unerfahrene Nutzer teilnehmen, können Verwalter ganz ohne Stress einen Tag zuvor einen kurzen Test-Call durchführen. Das sorgt bei allen Beteiligten für Sicherheit sowie für einen störungsfreien Ablauf der Versammlung.

Um Präsentationen, Beschlussvorlagen und andere Dokumente für alle sichtbar zu machen, kann der Moderator seinen Bildschirm freigeben. Alle Teilnehmer sehen dann die geöffneten Dokumente. Hierfür ist es von Vorteil, wenn der Verwalter auf webbasierte ERP- und Dokumentenmanagement-Systeme zurückgreift. Sie stellen Abrechnungen, Protokolle und andere Dokumente unkompliziert auf jedem Endgerät und in jeder Situation zur Verfügung.

Die Teilnehmer des Meetings diskutieren über Kurznachrichten in einem Chat, oder sie melden sich direkt per Telefon oder Kamera zu Wort. Damit Beschlüsse formell wirksam gefasst werden, sollten Verwalter auf Nummer sicher gehen und sich zuvor Vollmachten geben lassen. Die Eigentümer können an den Beschlüssen über Chat oder mithilfe von Abstimmungstools mitwirken. Mit vielen Konferenz-Plattformen lassen sich die Versammlungen dafür aufzeichnen. Voraussetzung ist, dass die Eigentümer ihrem Verwalter vorab das Stimmrecht übertragen haben und mit der Aufzeichnung einverstanden sind.

Vor dem ersten Online-Meeting kann der Verwalter alle benötigten Funktionen in einem Probelauf auch mit eigenen Mitarbeitern oder aber mit den Teilnehmern der Versammlung testen.

Checkliste für die Online-Eigentümerversammlung

  • Meetingtool wählen (z.B. WebEx, GoToMeeting oder Microsoft Teams).
  • Einverständniserklärung vorbereiten (ggf. rechtlich prüfen lassen).
  • Einladung inklusive Zugangslink und Einwahl-Code sowie rechtlichen Hinweisen auf die Besonderheiten an die Teilnehmer verschicken.
  • Übertragung des Stimmrechts der Eigentümer einholen, um die Beschlussfähigkeit sicherzustellen.
  • Einverständnis der Beteiligten zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einholen.
  • Einverständnis für die Aufzeichnung der Versammlung (Bild und Ton) einholen.
  • Digitale Meeting-Unterlagen vorbereiten.
  • Protokollierung unter Hinweis auf die Zuschaltung von Eigentümern via Online-Tool vornehmen und im Zweifel Gäste zur WEG-Versammlung per eigenem Beschluss zulassen.
  • Probelauf einen Tag zuvor durchführen, um sich mit dem Tool vertraut zu machen.

Achtung DSGVO – Nutzung persönlicher Daten klären

Abschließend sollte wegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darauf geachtet werden, dass die Informationspflichten gegenüber den Teilnehmern erfüllt werden. Dafür sollte eine spezielle Datenschutzinformation bereitgestellt werden. Die Anbieter Konferenz-Plattformen geben in der Regel an, inwiefern sie mit der DSGVO in Einklang und wo die Server stehen.

Die Teilnehmer der Online-Veranstaltung sollten zugleich in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen. Dazu zählen beispielsweise die Namen der Teilnehmer sowie ihre Text- und Redebeiträge. Das lässt sich bei der Einladung zur virtuellen Eigentümerversammlung in einem Zug mit dem Einverständnis zu Stimmrechtsübertragung und Aufzeichnung erledigen.

Gesetz zur COVID-19-Pandemie schafft keine Rechtssicherheit für WEG

Um Gremien in Unternehmen Rechtssicherheit zu geben, hat der Gesetzgeber auf die aktuellen Kontaktbeschränkungen durch das Coronavirus reagiert. Seit Ende März ermöglicht das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht" Vorständen und Aufsichtsräten von Unternehmen für eine begrenzte Zeit ihre Sitzungen als dezentrale Telefon- und Videokonferenzen durchzuführen, ohne dies in der Satzung oder Geschäftsordnung festzulegen. Darauf können sich Immobilienverwalter leider nicht direkt stützen, denn die Vorschriften sind auf WEG-Versammlungen ausdrücklich nicht erstreckt.

„Mit einer Hybrid-Eigentümerversammlung, bei der sich Eigentümer aus der Ferne online dazuschalten, und der Stimmrechtsübertragung an Verwalter können die Verwaltungen auf die aktuelle Corona-Krise reagieren und dennoch wichtige Beschlüsse fassen“, bekräftigt Immobilien-Fachanwalt Sven R. Johns. „Die einschränkende Vorgabe des Wohnungseigentümergesetzes (WEG) stammt aus dem Jahr 1951. Damals waren Online- bzw. virtuelle Versammlungen noch gar nicht möglich.“ Hoffen wir gemeinsam, dass der Gesetzgeber die Online-Eigentümerversammlung in die WEG-Novelle 2020 aufnimmt und Rechtssicherheit schafft.

Autorin: Susanne Vieker, Mitglied der Geschäftsleitung Haufe-Lexware Real Estate AG

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