Vor lauter Pandemie die Vertragsverlängerung verschwitzt

Es mag einige Verwalterfirmen geben, die übersehen haben, dass der ein oder andere WEG-Verwaltervertrag während der Zeit der Corona-Sonderregelung ausgelaufen ist beziehungsweise bald ausläuft. Denn viele Verwalter haben wegen der hohen Corona-Inzidenz im ersten Halbjahr keine WEG-Versammlung für eine entsprechende Beschlussfassung einberufen und planen, diese erst in den nächsten Wochen durchzuführen. Was sollten sie tun, wenn für eine betreute Gemeinschaft der Vertrag wegen der Sonderregelung Ende August ausläuft beziehungsweise vor der geplanten Versammlung ausläuft?

Am 28. März 2020 trat bekanntlich das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (COVMG) in Kraft. Darin wurde unter anderem festgelegt, dass die zuletzt bestellte Verwalterfirma bis zu ihrer Abberufung beziehungsweise bis zur Bestellung eines neuen Verwalters im Amt bleibt (§ 6). Das Gesetz sollte ursprünglich bis Ende 2021 gelten. Es wurde verlängert und läuft nun Ende August aus.

Hintergrund war, dass während der Hochphase der Pandemie und den beiden Lockdowns keine Eigentümerversammlungen stattfinden sollten, in denen die Miteigentümer entsprechende Beschlüsse hätten fassen können. Es kann also sein, dass in den anderthalb Jahren Ausnahmesituation die ein oder andere Wiederbestellung hätte beschlossen werden müssen. Hinzu kommt, dass viele Verwalterfirmen gerade mit zahlreichen Sonderaufgaben betraut sind wie den Datenerhebungen für den Zensus und die Grundsteuerreform. Viele Firmen haben wegen der Pandemie hohe Krankenstände, die ein gewohnt reibungsloses Arbeiten verhindern.

Was tun, wenn in letzten anderthalb Jahren Bestellung ausgelaufen ist?

Für die Fälle, dass die Bestellung während der Phase der Ausnahmeregelung ausgelaufen ist, beziehungsweise diese in den nächsten Tagen oder Wochen ausläuft, gibt es mehrere Möglichkeiten, das schlimmste abzuwenden.

Zunächst sollte geprüft werden, ob es Eigentümergemeinschaften gibt, auf die dies zutrifft. Mit etwas Glück könnte man es schaffen, im September oder Oktober eine Eigentümerversammlung einzuberufen, die unter anderem über die Neubestellung einen Beschluss fasst. Dabei ist allerdings zu bedenken, dass sich die Einladungsfristen mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WeMOG) von zwei auf drei Wochen verlängert haben. Vermutlich ist es auch keine gute Idee, während der Ferienzeit eine Versammlung einzuberufen. Das könnte vielen Eigentümern missfallen und zu Anfechtungsklagen führen.

Bleibt die Verwalterfirma untätig und läuft Ende August ihr Vertrag aus, kann sie grundsätzlich nicht weiter für die Eigentümergemeinschaft tätig sein. Denkbar wäre nur eine Notgeschäftsführung.

Umlaufbeschluss mit Hinweis auf vorrübergehende Vertragsverlängerung

Eine weitere Möglichkeit ist die Fassung eines Umlaufbeschlusses. Dabei müssen allerdings alle Eigentümer der Verlängerung der Verwalterbestellung zustimmen. Der Beschluss könnte aber so formuliert werden, dass die Bestellzeit auf wenige Monate beschränkt wird, um mögliche Kritiker zu überzeugen. So kann beispielsweise dargelegt werden, dass die Zustimmung vorrübergehend ist, bis im Oktober oder November die reguläre Versammlung stattfindet, in der dann offiziell über die Weiterbeschäftigung der Verwalterfirma entschieden wird.

Das neue WEG-Gesetz erleichtert Umlaufbeschlüsse, es genügt eine Willensbekundung in Textform (statt wie bisher in Schriftform). Ein wirksamer Beschluss kann nun per E-Mail, Textnachricht oder einem Chatprogramm wie WhatsApp erfolgen.

Die Verwalterfirma sollte sich in einem Anschreiben für den Sachverhalt entschuldigen und im Vorfeld den Beirat über die geplante Vorgehensweise in Kenntnis setzen. Gegebenenfalls kann in dem Schreiben erläutert werden, welche Konsequenzen es hat, untätig zu sein oder einen Verwalterwechsel anzustreben.

Bei Abberufung läuft Verwaltervertrag noch sechs Monate

Bei einer Abberufung der Verwalterfirma vor Auslaufen der Bestellungszeit ist zu bedenken, dass der Verwaltervertrag noch sechs Monate weiterläuft. Unter Umständen muss die Gemeinschaft dann den bisherigen sowie den neu bestellten Verwalter parallel bezahlen. Außerdem könnte darauf verwiesen werden, dass ein unterjähriger Verwalterwechsel komplizierter ist als zum Jahreswechsel. Die neue Firma nimmt dafür unter Umständen eine Extragebühr. Gibt es allerdings einen wichtigen Grund, eine Verwalterfirma abzuberufen, etwa, weil sie wiederholt falsche Abrechnungen erstellt hat, entfällt das sechsmonatige Weiterlaufen des Verwaltervertrags.

In Ballungsregionen ist zudem zu bedenken, dass es oft schwierig ist, einen neuen Liegenschaftsbetreuer zu finden. Auch das sollten sich die Eigentümer vergegenwärtigen. In den zurückliegenden Jahren entstanden in vielen Großstädten durch Umwandlungen und Neubauten zahlreiche Eigentümergemeinschaften. Die erforderliche Zunahme an Verwalterunternehmen blieb aus.

Hybridversammlungen auf Tagesordnung setzen

Um wegen Lockdowns oder anderen Unabwägbarkeiten abermals in eine Situation zu kommen, dass wegen eines Versammlungsverbots wichtige Beschlüsse auf der Strecke bleiben, sollte die Möglichkeit von Hybridversammlungen auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung gesetzt und dazu ein Beschluss gefasst werden. Ein weiterer Vorteil ist die Chance, Eigentümer, die ihre Wohnung vermietet haben und woanders leben, dazu zu bringen, von ihren Mitwirkungsrechten Gebrauch zu machen.

Keine Beschlussanfechtungen aufgrund technischer Probleme bei Hybridversammlung

In den zurückliegenden Monaten sind bereits vielfach hybride Versammlungen organsiert worden. Die Angst vieler Verwalter und Eigentümer, dass aufgrund technischer Probleme Beschlüsse angefochten werden, ist real. Allerdings ist dem Verfasser noch kein Fall bekannt, der vor einem Amtsgericht gelandet ist. Ein Hilfsmittel für den Fall, dass es bei der Online-Teilnahme eines Miteigentümers zu technischen Problemen kommt, die in seine Sphäre fallen (zum Beispiel eine instabile WLAN-Verbindung), kann darin bestehen, dem Verwalter oder einem Miteigentümer für diesen Fall eine Vollmacht auszustellen. Ruckelt während der Abstimmung die Technik, dann stimmt der Bevollmächtigte im Namen des Online-Teilnehmers ab.

Mittlerweile gibt es verschiedene Anbieter von Spezialsoftware, die sich auf hybride Versammlungen spezialisiert haben. Sie erfüllen die Anforderungen der DSGVO. In den meisten Muster-Verwalterverträgen wurden zudem Einzelheiten zu hybriden Versammlungsformen aufgenommen zu den Details, die zu vereinbaren sind, Extragebühren etc.

Der Autor: Kai-Peter Breiholdt ist Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht und Partner bei Breiholdt Rechtsanwälte in Berlin; www.breiholdt-legal.de

weiterlesen:
Stimmrecht nach Köpfen
IVV-Fachartikel: Knackpunkte im WEMoG
Verwaltergebühren anheben
WEMoG gibt Eigentümergemeinschaften mehr Verantwortung und Pflichten