Kolumne

Digitalisierung von Arbeitsabläufen in Hausverwaltungen

Sind alle Daten der Wohneigentümer ersteinmal digital erfasst, lässt sich gut damit arbeiten. Die Aufgaben und Abläufe in einer Hausverwaltung lassen sich dann effizienter gestalten. Doch der Weg dorthin erfordert Spucke und Geduld.

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Aktenberge im Verwalterbüro lassen sich weitgehend vermeiden durch eine durchgehende Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Bild: Andrey Popov/stock.adobe.com
Aktenberge im Verwalterbüro lassen sich weitgehend vermeiden durch eine durchgehende Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Bild: Andrey Popov/stock.adobe.com

Ich war dieses Jahr mal wieder auf dem „Forum Zukunft“ in Weimar. Dort ist ausschließlich die Digitalisierung in unserer Branche das Thema. Was alles geht und wie es richtig sein sollte.

Ich bin mit vielen Anregungen und Ideen nach Hause gefahren und habe auf der Heimfahrt an die Anfänge der Digitalisierung in meinem Büro gedacht. Und das sind sowohl gute als auch schlechte Erinnerungen.

Was haben wir uns gefreut. Was waren wir – meine Mitarbeiter und ich – aufgeregt. Nach dem, was uns vom Verkäufer der Software so alles angekündigt und an Effizienzvorteilen versprochen wurde, wäre das Tagesgeschäft wohl ein Klacks.

Aber, der Weg war weiter und schwerer als angenommen. Denn wir mussten feststellen, dass wir für die erwarteten Einsparungen noch nicht die richtigen Voraussetzungen hatten.

Erstens waren unsere Stammdaten in der Fachsoftware nicht gut gepflegt und zweitens hatten wir für die perfekte Umsetzung noch ein paar Hausaufgaben zu machen.

Eine davon war, dass wir unsere Kunden um die Herausgabe ihrer Mailadresse bitten mussten. Eine Aufgabe, die sich schwerer gestaltete als gedacht. Denn bis dato hatten wir zwar viele Adressen, aber leider oft von sogenannten Freemail-Accounts. Und diese wurden von unseren Kunden nur alle paar Tage oder Wochen kontrolliert.

Aber das war nur der Anfang. Denn für eine wirklich schnelle Kommunikation benötigten wir auch die Handynummern unserer Kunden. Stichwort Pushnachricht. Das war ein Kampf und eine große argumentative Herausforderung! Was uns da so alles unterstellt wurde. Für die Sammlung dieser Daten haben wir Monate gebraucht. Und damit hatten wir nur die Grundlage geschaffen.

Nach Einsatz der neuen APP-Lösung mussten wir weitere 16 Monate mit vielen Gesprächen, Anleitungen und teilweise auch mit Video-Tutorials daran arbeiten, dass die Nutzungsquote bei unseren Eigentümern, Mietern und Handwerkern auf mindestens 80 Prozent steigt. Denn nur dann hatten wir die Aussicht auf eine wirkliche Effizienzsteigerung in unserem Tagesgeschäft.

Aber am Ende stand das gewünschte Ergebnis: Die Zahl der täglichen Anrufe und Mails rund um Mängelmitteilungen, Reparaturen und Anforderung von Unterlagen sank locker um 40 Prozent und hat uns in die Lage versetzt, besser und schneller zu sein und zudem weniger gehetzt durch den Alltag zu gehen. Und der eine oder andere proaktive Anruf bei Beiräten war dann auch mal wieder drin.

Insgesamt hat es sich also gelohnt, nur dass wir vorher nicht ahnten, wie viel Aufwand in einem solchen Projekt steckt. Meine Mitarbeiter und ich sind jetzt erfahrener bei der Digitalisierung und gehen solche Projekte mit mehr Geduld und Planung an.

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Michael Friedrich

Michael Friedrich
Hausverwalter, Autor, Der Verwalter-Berater

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Artikel Digitalisierung von Arbeitsabläufen in Hausverwaltungen
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