Bürosoftware

Sechs Zukunftstrends für Immobilienverwaltungen

Per Hand, mit Excel und alten Aktenordnern? Moderne Software angeschafft, die Cloud ist angebunden? Wie arbeitet Ihre Immobilienverwaltung? Immer mehr digitale Trends erobern die Büroarbeit und gestalten die Arbeit effizient. Sechs Trends gelten derzeit als Treiber der Digitalisierung. Richtig umgesetzt, helfen sie Unternehmen dabei, Kosten einzusparen, die Kommunikation zu vereinfachen und die Verwaltung zu entschlacken.

BILD: ADOBESTOCK/ freeslab
BILD: ADOBESTOCK/ freeslab

Prozesse stärker miteinander vernetzen

TREND #1: Remote work

53 Prozent der deutschen Unternehmen beabsichtigen laut Hans-Böckler-Stiftung Heimarbeit ganz oder teilweise zu etablieren. Für Unternehmen, die weiterhin als attraktiver Arbeitgeber gelten möchten, bedeutet das: Büroangestellte müssen ihren Tätigen auch im Homeoffice nachkommen können.

Mitarbeiter in Immobilienverwaltungen, die mit sensiblen Daten arbeiten, zum Beispiel der Lohnabrechnung, benötigen eine verschlüsselte Übertragung.  Sie müssen remote sicher auf Informationen zugreifen und gleichzeitig mit seinen Kollegen an einem Datenbestand arbeiten können. Dafür benötigt er ein modernes, remote zugängliches Lohnprogramm.

TREND #2: Fachkräftemmangel

85 Prozent der Unternehmen befürchten laut dem DIHK-Fachkräftereport 2021 negative Effekte aufgrund des Fachkräftemangels. Wenn reale Mitarbeiter fehlen, benötigen Unternehmen einen adäquaten Ersatz. Hier kommt Software ins Spiel. Sie nimmt unter Umständen ganze Arbeitsschritte ab. Statt Informationen in Outlook, dem Lohnprogramm und der Zeiterfassung zu hinterlegen, speichern beispielsweise HR-Sachbearbeiter Informationen nur einmal. Doppeltes Datenerfassen hat ein Ende. Einzige Voraussetzung: Personalabrechnung und -verwaltung sind in einem Programm integriert.

TREND #3: E-Government

In Sachen Sozialversicherung geht der Staat elektronische Wege. Prominente Beispiele aus der Vergangenheit sind die A1-Bescheinigung, das Zahlstellen-Meldeverfahren, die eAU sowie die AAG-Anträge. Dieser Trend wird sich künftig verstärken. Die Konsequenz: Anträge und Meldungen via Papier sind nicht mehr möglich.

Personalabteilungen in Immobilienverwaltungen haben jetzt zwei Möglichkeiten, die Daten zu übermitteln. Entweder ist das Meldewesen direkt in ihrem Abrechnungssystem integriert oder sie nutzen SV.NET, das Tool der Sozialversicherung. Nachteil: Bei letzterem müssen sich Betroffene einloggen, wenn sie nachsehen möchten, ob eine Rückmeldung der Sozialversicherung vorliegt. Solche Extra-Schritte kosten Zeit. Wer sich diese Umwege sparen möchte, sucht sich ein Programm, bei dem das Melde- und Bescheinigungswesen integriert ist. So kommuniziert er direkt mit der Sozialversicherung und automatisiert gleichzeitig viele Arbeitsschritte.

TREND #4: Green Economy

Laut einer Studie der Königsteiner Gruppe aus dem Jahr 2020 achten 62 Prozent aller Arbeitnehmer in Deutschland auf die Haltung ihres Arbeitgebers in Sachen Umweltschutz. Ein bewusster Umgang mit Ressourcen sollte für Unternehmen also zum Standard werden.

Wie stets es bei Ihnen in puncto papierloses Büro? In Hausverwaltungen und Vermietungsbüro könnte eine digitale Datenhaltung einen Beitrag zu mehr Umweltschutz leisten. Personalakten als auch für Urlaubsanträge und die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung könnten digital verwaltet werden – zum Beispiel in einer Cloud.
Schon einmal darüber nachgedacht physische Dienstreisen abzusagen und sich nur noch virtuell zu treffen? So entstehen weniger Treibhausgase und die Reisekostenabrechnung entfällt.

TREND #5: Automatisierung

Automatismen sind die Voraussetzung für Effizienz. Doch Mitarbeiter in einer Immobilienverwaltung können nur das automatisieren, was ihnen digital vorliegt. Existiert nach wie vor Papier im Büro, klafft eine Lücke zwischen dem, was digital bereits möglich wäre, und dem, was analog tatsächlich noch Zeit frisst.

Fast alle Arbeitsvorgänge und Prozesse in einem Büro, insbesondere die Tätigkeiten in der Personalabteilung, lassen sich in einem professionellen digitalen HR-System abbilden. Schnittstellen sorgen dafür, dass Mitarbeiter Daten aus Vorsystemen automatisch übernehmen – ganz ohne Tipparbeit.

TREND #6: Datenschutz

Mit dem BDSG und der 2018 eingeführten DSGVO unterliegen personenbezogene Daten in Deutschland strengen Richtlinien. Papierbasierte Prozesse per Hauspost, ausgedruckte Arbeitsverträge oder Schattenakten in den Schreibtischen von Vorgesetzen werden dieser Verantwortung nicht gerecht.

Auch stellt das Homeoffice so manch Unternehmen vor Herausforderungen in Sachen Datenschutz. Wie sollen beispielsweise sensible Daten wie die individuelle Entgeltabrechnung an den Mitarbeiter, die Mitarbeiterin einer Hausverwaltung geschickt werden?
Überlegenswert wäre zum Beispiel die Einführung eines Self-Service-Portals. Hier können sich Mitarbeiter nach dem Login ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen datenschutzkonform als verschlüsseltes PDF auf sein privates Endgerät herunterladen.

Tipp: Infomaterial herunterladen
Wer noch mehr über die Trends, die damit verbundenen Chancen und die Umsetzungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen erfahren möchte, kann sich unter agenda-unternehmen.de/trends Informationsmaterial in Form von kostenlosen PlayCards herunterladen.

Von Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda

Agenda ist ein Anbieter von betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen.

 

Die Hauptpflicht des Mieters im Geschäftsraummietverhältnis ist das Zahlen der Miete. Tut er dies nicht, sollte der Vermieter ernsthaft über eine Kündigung des Gewerbemietvertrags nachdenken. Anhand dieses Formulars können Sie die fristlose Kündigung wegen...
Printer Friendly, PDF & Email
IVD: Neubautätigkeit wirkt
Seit 2018 steigen die Mieten zum Teil deutlich langsamer als in den Jahren zuvor. Die Neubautätigkeit wirkt, folgert daraus der Immobilienverband Deutschland (IVD). IVD-Research hatte bundesweite...
Premium
Bild Teaser
Städtevergleich: Wohnungsneubau Berlin – Hamburg
Body Teil 1
Fakten über das reale Baugeschehen in den beiden größten deutschen Städten Im Mai 2021 hatte der Zentrale Immobilien Ausschuss (ZIA) eine beim F+B
Premium
Bild Teaser
Nibelungen Wohnungsbau setzt auf Holz und Beton
Body Teil 1
Dem Neubau der Wilhelm-Bracke-Gesamtschule an neuer Stätte in der Braunschweiger Weststadt ist es geschuldet, dass auf dem frei gewordenen Baugrund
Immobilienverwalter des Jahres 2021
Zum „Immobilienverwalter des Jahres 2021“ ist das Hannoveraner Familienunternehmen Gundlach GmbH & Co. KG Haus- und Grundstücksverwaltung ausgezeichnet worden. Das jahrzehntelange zielgerichtete und...