Sechs Zukunftstrends für Immobilienverwaltungen

Prozesse stärker miteinander vernetzen

TREND #1: Remote work

53 Prozent der deutschen Unternehmen beabsichtigen laut Hans-Böckler-Stiftung Heimarbeit ganz oder teilweise zu etablieren. Für Unternehmen, die weiterhin als attraktiver Arbeitgeber gelten möchten, bedeutet das: Büroangestellte müssen ihren Tätigen auch im Homeoffice nachkommen können.

Mitarbeiter in Immobilienverwaltungen, die mit sensiblen Daten arbeiten, zum Beispiel der Lohnabrechnung, benötigen eine verschlüsselte Übertragung.  Sie müssen remote sicher auf Informationen zugreifen und gleichzeitig mit seinen Kollegen an einem Datenbestand arbeiten können. Dafür benötigt er ein modernes, remote zugängliches Lohnprogramm.

TREND #2: Fachkräftemmangel

85 Prozent der Unternehmen befürchten laut dem DIHK-Fachkräftereport 2021 negative Effekte aufgrund des Fachkräftemangels. Wenn reale Mitarbeiter fehlen, benötigen Unternehmen einen adäquaten Ersatz. Hier kommt Software ins Spiel. Sie nimmt unter Umständen ganze Arbeitsschritte ab. Statt Informationen in Outlook, dem Lohnprogramm und der Zeiterfassung zu hinterlegen, speichern beispielsweise HR-Sachbearbeiter Informationen nur einmal. Doppeltes Datenerfassen hat ein Ende. Einzige Voraussetzung: Personalabrechnung und -verwaltung sind in einem Programm integriert.

TREND #3: E-Government

In Sachen Sozialversicherung geht der Staat elektronische Wege. Prominente Beispiele aus der Vergangenheit sind die A1-Bescheinigung, das Zahlstellen-Meldeverfahren, die eAU sowie die AAG-Anträge. Dieser Trend wird sich künftig verstärken. Die Konsequenz: Anträge und Meldungen via Papier sind nicht mehr möglich.

Personalabteilungen in Immobilienverwaltungen haben jetzt zwei Möglichkeiten, die Daten zu übermitteln. Entweder ist das Meldewesen direkt in ihrem Abrechnungssystem integriert oder sie nutzen SV.NET, das Tool der Sozialversicherung. Nachteil: Bei letzterem müssen sich Betroffene einloggen, wenn sie nachsehen möchten, ob eine Rückmeldung der Sozialversicherung vorliegt. Solche Extra-Schritte kosten Zeit. Wer sich diese Umwege sparen möchte, sucht sich ein Programm, bei dem das Melde- und Bescheinigungswesen integriert ist. So kommuniziert er direkt mit der Sozialversicherung und automatisiert gleichzeitig viele Arbeitsschritte.

TREND #4: Green Economy

Laut einer Studie der Königsteiner Gruppe aus dem Jahr 2020 achten 62 Prozent aller Arbeitnehmer in Deutschland auf die Haltung ihres Arbeitgebers in Sachen Umweltschutz. Ein bewusster Umgang mit Ressourcen sollte für Unternehmen also zum Standard werden.

Wie stets es bei Ihnen in puncto papierloses Büro? In Hausverwaltungen und Vermietungsbüro könnte eine digitale Datenhaltung einen Beitrag zu mehr Umweltschutz leisten. Personalakten als auch für Urlaubsanträge und die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung könnten digital verwaltet werden – zum Beispiel in einer Cloud.
Schon einmal darüber nachgedacht physische Dienstreisen abzusagen und sich nur noch virtuell zu treffen? So entstehen weniger Treibhausgase und die Reisekostenabrechnung entfällt.

TREND #5: Automatisierung

Automatismen sind die Voraussetzung für Effizienz. Doch Mitarbeiter in einer Immobilienverwaltung können nur das automatisieren, was ihnen digital vorliegt. Existiert nach wie vor Papier im Büro, klafft eine Lücke zwischen dem, was digital bereits möglich wäre, und dem, was analog tatsächlich noch Zeit frisst.

Fast alle Arbeitsvorgänge und Prozesse in einem Büro, insbesondere die Tätigkeiten in der Personalabteilung, lassen sich in einem professionellen digitalen HR-System abbilden. Schnittstellen sorgen dafür, dass Mitarbeiter Daten aus Vorsystemen automatisch übernehmen – ganz ohne Tipparbeit.

TREND #6: Datenschutz

Mit dem BDSG und der 2018 eingeführten DSGVO unterliegen personenbezogene Daten in Deutschland strengen Richtlinien. Papierbasierte Prozesse per Hauspost, ausgedruckte Arbeitsverträge oder Schattenakten in den Schreibtischen von Vorgesetzen werden dieser Verantwortung nicht gerecht.

Auch stellt das Homeoffice so manch Unternehmen vor Herausforderungen in Sachen Datenschutz. Wie sollen beispielsweise sensible Daten wie die individuelle Entgeltabrechnung an den Mitarbeiter, die Mitarbeiterin einer Hausverwaltung geschickt werden?
Überlegenswert wäre zum Beispiel die Einführung eines Self-Service-Portals. Hier können sich Mitarbeiter nach dem Login ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen datenschutzkonform als verschlüsseltes PDF auf sein privates Endgerät herunterladen.

UPDATE
IVV-Fachartikel aus 12/23: Cyberversicherung als zentraler Faktor des Risikomanagements
IVV-Fachartikel Die Immobilienbranche – Warum Hacker ein leichtes Spiel haben

Tipp: Infomaterial herunterladen
Wer noch mehr über die Trends, die damit verbundenen Chancen und die Umsetzungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen erfahren möchte, kann sich unter agenda-unternehmen.de/trends Informationsmaterial in Form von kostenlosen PlayCards herunterladen.

Von Christoph Buluschek, Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda

Agenda ist ein Anbieter von betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen.

SERIE der IVV zum Thema Homeoffice in der Praxis

1. Ein Modell auch für die Nach-Corona-Zeit? (aus IVV 01-02/21)
2. Ein richtig attraktiver Arbeitsplatz sollte es schon sein (aus IVV 03/21)
3. Die angemessene digitale Technik (aus IVV 04/21)
4. Selbstorganisation und die betrieblichen Prozesse (aus IVV 05/21)
5. Eine Chance für burnoutgefährdete Mitarbeiter? (aus IVV 06/21)  
6. Teamarbeit und die Sicherstellung des sozialen Austauschs (aus 07-08/21)