Alles zu Betriebskosten und Betriebskostenabrechnung

Beim Betrieb eines Gebäudes entstehen Kosten. Es entstehen laufende Kosten durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks. Diese werden Betriebskosten genannt. Die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen nicht zu den Betriebskosten.

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Kosten für Heizung, Warmwasser, Klatwasser und weiterer richtig abrechnen. BILD: MINOL
Kosten für Heizung, Warmwasser, Klatwasser und weiterer richtig abrechnen. BILD: MINOL

Die vom Mieter zu zahlenden Betriebskosten müssen im Mietvertrag genannt werden. Nicht alle Betriebskosten können auf den Mieter umgelegt werden. Welche zusätzlich zur Miete zu zahlen sind, bestimmt die Betriebskostenverordnung.

Die Betriebskostenverordnung legt fest, was der Vermieter umlegen darf

Diese Kosten sind unter anderem umlagefähig:

  • Gebühren für Trinkwasser
  • Gebühren für Schmutzwasserentsorgung
  • Heizkosten
  • Schornstein- und Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Allgemeinbeleuchtung (Treppenhaus, Keller)

Die umlagefähigen Nebenkosten müssen im Mietvertrag entweder detailliert aufgeführt oder im Vertrag auf §2 der Betriebskostenvereinbarung verwiesen werden. Voraussetzung für die Nebenkostenberechnung ist eine nach § 556 I BGB entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag – ist diese nicht vorhanden, gelten Nebenkosten als mit der Miete abgegolten.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass viele der regelmäßigen und wiederkehrenden Kosten auf die Mieter umgelegt werden können. Dazu zählt auch die anfallende kommunale Grundsteuer.

Was nicht umlagefähig ist
Verwaltungs- oder Instandhaltungszahlungen sind im Gegensatz zu den Betriebskosten keine regelmäßig anfallenden Kosten. Eine gültige Definition findet sich in § 26 II der Berechnungsverordnung (BV).

IVV-Fachartikel
Formelle Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung
Betriebskostenvorauszahlungen erhöhen – das müssen Vermieter beachten nm
Mit Mustervertrag schlecht bedient nm
Wartungskosten sind umlagefähig nm
Betriebskostenabrechnung: Was umlagefähig ist nm

Wichtige Mietrechtsurteile zum Thema Betriebskosten – teilweise Premium (für Abonnenten frei lesbar):
Kosten der Thermenwartung müssen nicht erstattet werden bn
Umlage von Baumfällkosten nm

Jährliche Betriebskostenabrechnung und Zurückbehaltungsrecht – Aktuelles Urteil

Bundesgerichtshof, Aktenzeichen VIII ZR 52/20

Vermieter sind verpflichtet, während eines laufenden Mietverhältnisses jährlich die Betriebskosten auf die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen abzurechnen. Das muss spätestens bis zum Ablauf des Jahres erfolgen, das der Abrechnungsperiode folgt. Um den Vermieter zur Abrechnung zu veranlassen kann der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht bei den laufenden Zahlungen ausüben.

Wenn das Mietverhältnis vor dem Ende einer Abrechnungsperiode endet, scheidet eine solche Zurückbehaltung aus und der Mieter kann eine Rückzahlung fordern bzw. vor Gericht erstreiten.

Schwieriger gestaltet sich die Situation allerdings, wenn Abrechnungsperioden bereits während des inzwischen beendeten Mietverhältnisses abgelaufen waren. Dann besteht für diese Zeiträume kein Rückforderungsanspruch mehr. Die Mieter hätten eben früher ihr Zurückbehaltungsrecht in Anspruch nehmen müssen. Quelle: LBS Infodienst Recht und Steuern

Aktuelles Urteil: Eine Betriebskostenabrechnung ist teilweise formell unwirksam, wenn sie die Position „Hausstrom“ enthält und nicht die nach § 2 Nr. 11 BetrKV zulässige Formulierung der Kosten für die Beleuchtung angibt. Amtsgericht Hamburg, Urteil vom 3.03.2022, Aktenzeichen 48 C 320/20.

Weiterbildung zum Thema Betriebskosten
Live-Onlineseminar der Zeitschrift IVV, 90 Minuten: Die Betriebskostenabrechnung und die Widerspruchsbearbeitung für WEG-Verwalter

So gibt es weniger Streit zwischen Vermieter und Mieter

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Die zweite Miete, was ist das?

Die Betriebskosten sind auch bekannt als „die zweite Miete“ oder „Nebenkosten“. Alle umlagefähigen Kosten müssen korrekt in der jährlich zu erstellenden Betriebskostenabrechnung - nicht jedoch ausführlich im Mietvertrag - benannt werden.

Heizkosten

Unter sogenannten warmen Betriebskosten versteht man die Kosten für die Beheizung und die Versorgung mit Warmwasser. Sie werden auch als Energiekosten bezeichnet und haben eine eigene Regelung in Form der Heizkostenverordnung.

Die Heizkostenverordnung legt fest, dass die warmen Betriebskosten grundsätzlich nach Verbrauch berechnet werden sollen, um einen möglichst sparsamen Energieverbrauch zu gewährleisten. Dadurch können die „warmen“ Betriebskosten nicht als Pauschale, sondern nur als Vorauszahlung gezahlt werden. Dies betrifft in den allermeisten Fällen Mieter:innen in Mehrfamilienhäusern, weil hier die Wohnungen zentral über eine Heizungsanlage – meist im Keller – beheizt werden.

Aktuell im ersten Quartal 2022 zum Thema gestiegene Energiekosten, Heizkosten und Vorauszahlungen:
Aufgrund enorm gestiegener Energiekosten ist vermehrt von der Erhöhung der Nebenkosten-Vorauszahlungen die Rede. Vermieter empfehlen erhöhte Vorauszahlungen, um hohe Nachzahlungen für das Gesamtjahr zu vermeiden. Es gibt jedoch keine genauen Vorgaben dazu. Hier sind unsere Tipps: Was Vermieter zur Erhöhung der Heizkosten-Vorauszahlungen beachten müssen

Sonstige Betriebskosten – Auflistung

Neben den allgemeinen Betriebskosten können aber auch weitere Betriebskosten im Mietshaus anfallen. Diese sind jedoch nur auf den Mieter umlagefähig, wenn sie ausdrücklich im Mietvertag aufgelistet werden. Die Zustimmung des Mieters, die Betriebskosten zu zahlen, deckt sonst nicht die sonstigen Betriebskosten.

Beispiele für sonstige Betriebskosten:

  • Wartungskosten für Haustechnik
  • Wartungskosten für Rauchmelder
  • Wartungskosten für Feuerlöscher
  • Reinigungskosten für Dachrinnen
  • Reinigungskosten von Abwasseranlagen
  • Wartungskosten für Blitzableiter
  • Beseitigungskosten von Graffiti
  • Reinigungskosten von Rollläden

"Sonstige Betriebskosten“ - zum Beispiel die Wartung von Rauchwarnmeldern - müssen in der Betriebskostenabrechnung im Einzelnen benannt werden! Bei nachträglich entstehenden oder im laufenden Jahr hinzugekommenenden Betriebskostenarten ist das eigentlich nicht möglich. Aber der Vermieter, Verwalter muss die neu hinzukommenden Betriebskosten nicht nur mitteilen, sondern erläutern, also erklären, warum diese Kosten erforderlich sind, vom Mieter zu tragen sind und in welcher Höhe sie künftig anfallen. >> Fachartikel "Wartungskosten sind umlagefähig" hier weiterlesen

Die IVV-Checkliste zu Betriebskosten bietet einen Überblick, was Vermieter in Bezug auf die Betriebskosten beachten müssen.

  • Ist überhaupt eine Zahlung der Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart?
  • Ist die Betriebskostenzahlung so formuliert, dass sie alle hinreichenden Kostenpunkte abdeckt?
  • Sind nur umlagefähige Betriebskosten vereinbart?
  • Ist die Zahlung der Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung festgelegt?
  • Ist der vereinbarte Betrag zur Zahlung der Betriebskosten angemessen?
  • Wurden die richtigen Zählerstände bei der Berechnung der Betriebskosten angesetzt?
  • Nach welchem Verteilerschlüssel erfolgt die Abrechnung: nach Verbrauch, nach Wohnfläche, nach Personenanzahl oder nach Wohneinheit?
  • Ist der Verteilerschlüssel im Mietvertrag angegeben?
  • Ist die Betriebskostenabrechnung rechnerisch korrekt?
  • Erfolgt die Betriebskostenabrechnung fristgemäß (bis zu 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums)?

Checkliste kostenfrei herunterladen

So rechnen Sie Betriebskosten korrekt ab, wenn Sie als Vermieter oder Verwalter mit regenerativen Energie haushalten:

Mit klassischen Öl- oder Gas-Zentralheizungen kennen sich Verwalter in der Regel bestens aus. Doch was, wenn das Gebäude ausschließlich oder zum Teil mit regenerativen Energien beheizt wird? Eine Verbrauchsabrechnung ist nicht verpflichtend für Räume, die „überwiegend“ mit regenerativen Energien beheizt werden. Im Wortlaut der Heizkostenverordnung (HKVO) heißt es in § 11, Absatz 1 Punkt 3:

„Soweit sich die §§ 3 bis 7 auf die Versorgung mit Wärme beziehen, sind sie nicht anzuwenden auf Räume in Gebäuden, die überwiegend versorgt werden

a) mit Wärme aus Anlagen zur Rückgewinnung von Wärme oder aus Wärmepumpen- oder Solaranlagen oder

b) mit Wärme aus Anlagen der Kraft-Wärme-Kopplung oder aus Anlagen zur Verwertung von Abwärme, sofern der Wärmeverbrauch des Gebäudes nicht erfasst wird […].“ (HKVO)

Lesen Sie hier weiter: https://www.vermieter-ratgeber.de/so-rechnen-sie-betriebskosten-korrekt-ab

Zum Weiterlesen: IVV-Fachartikel und News zum Thema Betriebskosten:
Folgen des WEMoG für die Jahresabrechnung (WEG-Verwaltung)
Vermieter durfte Pauschale nicht umlegen
Bei Leerstand: Betriebskosten Sache des Eigentümers
Vorsicht bei der Umlage von Hausmeisterkosten
Pauschale für Notdienst gehört nicht zu Verwaltungskosten
Grundsteuer auf Mieter umlegen – das müssen Vermieter beachten
Umlage der Kosten von Zwischenablesungen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass bei der Erhebung von personenbezogenen Daten der Betroffene zu informieren ist. Wenn ein neues Mitglied für Ihren Verein eine Anfrage auf Aufnahme stellt, erfassen Sie Daten von diesem Interessenten. Über...

Redaktion (allg.)

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